Wanneer je als virtueel assistent gaat samenwerken met klanten, zijn er een aantal ‘red flags’ om rekening mee te houden. Je gaat vaak samenwerken op goed vertrouwen, en hoopt dat het fijn zal verlopen. Het laatste wat je wilt is dat je niet betaald wordt voor je harde werk, of dat de samenwerking eindigt in een conflict.
Ik heb veel verschillende klanten gehad als virtueel assistent en kan nu gelukkig zeggen dat ik alleen nog maar samenwerk met klanten waar ik echt energie van krijg. Al mijn klanten zijn mijn droomklanten. Dat is niet altijd zo geweest, ik heb ook samengewerkt met mensen die niet zo goed bij mij paste.
Grenzen aangeven
Het kan voorkomen dat klanten over jouw grenzen gaan. Dit heb ik zelf ook meerdere keren meegemaakt. Zo heb ik een klant gehad die continu alles pas last-minute aanleverde. Ook heb ik een klant gehad die mij steeds belde, zelfs in mijn weekenden en vakanties. Ik ben vrij gestructureerd en heb ook een vrij gestructureerd leven met twee kinderen. ‘s Avonds en in het weekend werk ik niet. Ergens ging er dus iets mis.
Misschien zijn er voor jou andere dingen die je niet prettig vindt en waarbij klanten dus over jouw grenzen gaan. In dat geval is het altijd goed om bij jezelf na te gaan of je die grens duidelijk hebt gesteld. Is het helder voor jouw klant wat jij wel en niet wilt? Als je dit nog niet hebt duidelijk hebt aangegeven, doe het dan alsnog.
Kan de klant de samenwerking betalen?
Het volgende waar je als virtueel assistent op moet letten is geld. Kan de klant jou betalen? Als een klant jou gaat inhuren is het natuurlijk belangrijk dat hij of zij dat wel kan betalen.
Ik heb hier een berekening voor die ik zelf altijd toepas. Namelijk dat de klant een minimale omzet heeft wat 8 tot 10 keer het bedrag is wat hij of zij aan mij moet betalen. Dus stel de klant neemt een pakket van € 1.000,- per maand af, dan ga ik er vanuit dat de klant zelf een omzet heeft van ongeveer € 8.000 – € 10.000 per maand. Dan weet ik zeker dat de kosten (ik in dit geval) betaald kunnen worden
Je kan hierin 3 types ondernemers onderscheiden:
- De ondernemer die jou makkelijk kan betalen en bereid is geld uit te geven. Deze klant weet dat er voor kwaliteit een prijs betaald moet worden.
- De ondernemer die niet genoeg omzet draait en steeds vraagt of de factuur uitgesteld kan worden. Deze ondernemer wilt waarschijnlijk wel graag ondersteuning, maar kan het gewoon niet betalen. Nu niet, en in de nabije toekomst ook niet.
- De ondernemer die het nu nog niet kan betalen of er hard voor moeten werken om jou te kunnen betalen, maar die wel de ambitie heeft om te groeien. Deze ondernemers beginnen met werk uitbesteden vóórdat ze het zelf echt niet meer aankunnen.
Met welke ondernemer heb je te maken?
Met welke van de 3 ondernemers je te maken hebt, is natuurlijk een beetje een grijs gebied. Hoe ik dit zelf aanpak is als volgt:
Ik factureer in principe altijd achteraf, dus aan het einde van de maand. Wanneer ik merk dat een klant een betalingsprobleem heeft, dan draai ik het direct om en laat ik de klant vooraf betalen. Dit doe ik aan het begin van de maand, dus tegen de tijd dat het betaald moet zijn, heb ik er al een halve maand op zitten qua werk. Op het moment dat het de volgende maand weer een probleem is met de betaling, zet ik de samenwerking stop.
Als een klant je na twee maanden nog steeds niet kan betalen, dan laat dat zien dat er te weinig geld of omzet is om jou te kunnen betalen. Ga dan het gesprek aan, dat zijn niet de makkelijkste gesprekken en zeker niet de leukste. Maar het is nog minder leuk om helemaal niet betaald te krijgen.
Loslaten en vertrouwen
De tweede rode vlag die ik heb voor het samenwerken met klanten, is dat de klant niet los kan laten. Ik heb bijvoorbeeld samengewerkt met een klant waarvoor ik op dat moment e-mails verstuurde naar haar klanten. Zelf vind ik het altijd belangrijk dat ik de ‘tone of voice’ laat passen bij het bedrijf en let daar dus al extra goed op.
De ondernemer waarvoor ik dit destijds deed, las de e-mails dan even na. Vervolgens werd de hele e-mail eigenlijk omgebouwd, omdat er woorden in stonden die zij zelf niet snel zou uitkiezen. Na 3 maanden was dit nog steeds zo, dus we waren al die tijd eigenlijk allebei bezig met hetzelfde werk.
Het is belangrijk dat de klant kan loslaten en vertrouwen op jou.
Je kunt nooit een exacte kopie van hem of haar zijn. Als de klant niet kan loslaten, dan zul je nooit het maximale uit de samenwerking halen. De klant waar ik het net over had, gaf later ook aan dat zij er nog niet klaar voor was om het uit handen te geven.
Samenwerken & communicatie
Het stukje communicatie met je klanten is een ontzettend belangrijk deel van het samenwerken. Eigenlijk kan je al vanaf het eerste moment zien hoe de communicatie gaat verlopen. Als je iemand al 3 keer moet herinneren voor het maken van een afspraak, of voor het ondertekenen van een document, dan kan dat een voorteken zijn van een hele stroeve samenwerking.
Ik zie het veel gebeuren dat ondernemers heel druk zijn. Vanaf het moment dat ze een virtueel assistent hebben ingehuurd, denken ze dat ze alles over de schutting kunnen gooien en 10 uur per week overhouden.
Zo werkt dat helaas niet, vooral in het begin gaat er best wel wat tijd en energie in zitten. Op het moment dat een ondernemer midden in een groot project zit, zijn ze vaak te druk om een samenwerking op te starten met een virtueel assistent. Dat klinkt misschien een beetje gek, want als ze zo druk zijn dan willen ze juist graag hulp.
Als er geen tijd en ruimte is om ingewerkt te worden, dan kan jij je werk niet doen. Zelf reken ik altijd ongeveer 10 uur voor het inwerken. Dat is de tijd waarin je de processen gaat doornemen, de wachtwoorden krijgt, ziet waar je alle informatie kan vinden, meer van de organisatie gaat leren, etc. Dit bespreek ik ook altijd in het kennismakingsgesprek met mijn klanten, zodat die ook weten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten.
Na die eerste 10 uur ben je goed ingewerkt, weet je veel meer, hebben jullie een fijne manier van communiceren gevonden en zal het samenwerken steeds soepeler gaan verlopen.
Onderbuikgevoel
Het laatste waar je op mag letten als je gaat samenwerken, is je onderbuikgevoel. Dit is zowel de belangrijkste als de lastigste. Het lastige hiervan is dat dit vaak niet overeenkomt met je rationele gedachte. Misschien heb je nog niet veel klanten en zegt je rationele gedachte dat je een klant nodig heb, terwijl je onderbuikgevoel zegt dat deze klant niet heel goed bij je past.
Als je onderbuikgevoel zegt dat je waarschijnlijk niet heel blij van deze samenwerking wordt, is mijn advies om echt naar dat onderbuikgevoel te luisteren.
Je onderbuikgevoel laat je bijna nooit in de steek!
Soms is er geen vinger op te leggen waar dat gevoel vandaan komt, toch is het bijna altijd goed. Als ik vaker naar mijn onderbuikgevoel had geluisterd in het begin, had ik toen veel meer uit mijn samenwerkingen kunnen halen. Maar dan had ik deze lessen ook niet geleerd. 😉
Ik hoop je iets aan deze lessen hebt. Houd ze in je hoofd bij je volgende samenwerking of kennismakingsgesprek. Ga ook eens na hoe je samenwerkingen nu verlopen. Wil je hier iets over delen of weten? Laat gerust een bericht achter onder deze blog.
Als je vragen hebt over het vak of ergens op vast loopt, laat hieronder een berichtje achter of stuur me een DM via Instagram zodat ik met je mee kan denken.
